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履行誠信經營情形

一、訂定誠信經營政策及方案

運作情形:
  • 本公司以紀律、效率、創新、正直及明理為五大核心價值,本於廉潔、透明及負責之經營理念,制定以誠信為基礎之相關政策,建立台灣高鐵誠信經營文化,並制訂道德行為準則、誠信經營守則、檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法、防範內線交易管理辦法等基本規章,以及員工行為準則、獎懲辦法、申訴辦法、採購人員及倫理規則等管理規章,供從業人員遵循。
  • 本公司「誠信經營守則」業經105年6月19日第七屆第11次董事會核准訂定,並經109年3月18日第八屆第36次董事會核准修訂,其中明訂本公司董事會成員及管理階層於執行業務時應盡善良管理人之注意義務,審慎行使職權,以落實誠信經營政策之承諾。
  • 另本公司「誠信經營作業程序及行為指南」亦經109年3月18日第八屆第36次董事會核准訂定,其具體規範本公司人員於執行業務時應注意遵循誠信經營政策之事項。

運作情形:
  • 本公司除訂有「道德行為準則」及「員工行為準則」外,另訂有「誠信經營守則」及「檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法」,對於作業程序、行為指南、教育訓練、違規之懲戒及申訴制度等皆有清楚及詳盡之規範,並由稽核部門嚴格監督誠信經營政策之制定與執行,定期向董事會報告。
  • 本公司另新訂有「誠信經營作業程序及行為指南」為本公司遵循誠信經營之政策,清楚且詳盡地訂定具體誠信經營之作法及防範不誠信行為方案。

運作情形:
  • 本公司另新訂有「誠信經營作業程序及行為指南」為本公司遵循誠信經營之政策,明定作業程序、行為指南、違規之懲戒及申訴制度,以及定期檢討修正防範措施是否有效運作之機制。
  • 本公司訂有「採購作業辦法」,對於採購經辦人員嚴格規範業務保密與利益迴避規範條款,當員工發生不誠信行為時,均依情節之輕重依「獎懲辦法」究處。
  • 本公司「道德行為準則」、「員工行為準則」及「工作規則」嚴格規範員工業務保密與利益迴避規定,當員工發生不誠信行為時,均依情節之輕重依「獎懲辦法」究處。

二、落實誠信經營

運作情形:
  • 本公司對於供應商及往來客戶訂有評核機制,締約過程對於雙方之權利義務均詳列其中,並立有保密條款。

運作情形:
  • 為善盡誠信經營之監督責任,本公司設立公司治理暨提名委員會、審計委員會及薪資報酬委員會監督查核誠信經營之遵循情形,另本公司「公司治理推動委員會」轄下所設置之「誠信經營小組」,由企劃室副總經理擔任召集人,並由法務室、稽核室、人力資源處、董事會秘書處、企劃室等相關處室部門代表組成,負責檢討改進公司誠信經營政策及推動之措施,以及注意國內外誠信經營相關規範之發展,並於每季召開會議討論誠信經營推動事宜,且於每年定期向董事會報告本公司誠信經營具體成果及推動情形,109年度誠信經營成果及推動情形業經提送本公司109年6月17日第九屆第3次董事會報告洽悉在案。「誠信經營小組」主要職掌如下:
    1. 協助將誠信與道德價值融入公司經營策略,並配合法令制度訂定確保誠信經營之相關防弊措施。
    2. 訂定防範不誠信行為方案,並於各方案內訂定工作業務相關標準作業程序及行為指南。
    3. 規劃內部組織、編制與職掌,對營業範圍內不誠信行為風險較高之營業活動,安置相互監督制衡機制。
    4. 誠信政策宣導訓練之推動及協調。
    5. 規劃檢舉制度,確保執行之有效性。
    6. 協助董事會及管理階層查核及評估落實誠信經營所建立之防範措施是否有效運作,並定期就相關業務流程進行評估遵循情形,作成報告。
  • 本公司落實執行誠信經營政策,皆已按公司治理、經營策略與作業程序正常運作,相關執行情形如下:
    1. 108年度已辦理適用於全體同仁之道德誠信教育訓練共計4,603人次參加,上課時數共2,301.5小時(數位課程)。
    2. 108年度辦理適用於全體同仁之防範內線交易宣導教育訓練,計4,554人次參加,上課時數共759小時,占全體員工100%。
    3. 另辦理適用於基層主管及一般同仁之企業誠信經營課程共計112人次參加,上課時數共224小時。
    4. 接受反貪腐政策溝通和訓練的董事會成員為10人,占全體董事會成員77%,接受反貪腐政策訓練的新進員工總人數為333人,占全體員工7.21%。
    5. 本公司秉持著誠信經營,特於105年啟動「法令遵循推展計畫」,針對主管機關、目的事業主管機關法令明文規定及公司規章指示性規範的遵循進行更全面的管理,且於每季執行適用法令定期檢視暨提報主管機關裁處案件,並召開法令遵循代表會議,以確保公司人員確實遵守相關規範。
    6. 將投標保密、智慧財產權同意、承諾及不圍標切結與企業社會責任承諾條款等載明於投標須知、廠商投標切結書中;不正當利益、利益衝突禁止條款於契約主文載明。
    7. 企業網站之利害關係人專區設置審計委員會信箱,建立利害關係人直接與審計委員會之溝通管道。
    8. 設置公司內外部檢舉管道(含電話、傳真機、電子郵件信箱)及成立專案小組,訂定檢舉案件調查報告與追蹤管理機制。
  • 「誠信經營小組」之詳細運作情形詳如本公司網站「公司治理」專區之「公司治理架構及公司組織圖」專頁及「企業社會責區」專區之「永續發展」下之「誠信治理」專頁。

運作情形:
  • 本公司律定各級經理人負有協助總經理推動誠信經營政策之責,凡對於利益衝突相關情事,全體員工均得向直屬部門主管報告;並制訂「申訴辦法」及「檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法」,適時、適當的提供陳述或檢舉管道,落實防止利益衝突之執行。

運作情形:
  • 為落實誠信經營,本公司對於法令規章之遵循情形,均透過健全之內稽、會計與內控制度定期查核。
  • 本公司每年度定期執行內部控制制度,由品保室擔任秘書單位執行內控自檢行政作業,由各處室執行各循環自檢並由稽核室查核,最後由會計師出具內部控制制度審查報告。
  • 本公司會計制度已有效執行多年,每年度皆委由會計師執行查核作業並出具查核報告。
  • 本公司「誠信經營守則」明訂內部稽核單位應依不誠信行為風險之評估結果,擬訂相關稽核計畫,據以查核防範方案遵循情形,且得委任會計師執行查核,必要時,亦得委請專業人士協助。

運作情形:
  • 本公司之「誠信經營守則」明文規定,本公司應定期對董事、經理人、受僱人及受任人舉辦教育訓練與宣導使其充分瞭解公司誠信經營之決心、政策、防範方案及違反不誠信之後果。

三、公司檢舉制度之運作情形

運作情形:
  • 本公司內部訂有「員工行為準則」及「申訴辦法」、「檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法」,均由專責單位處理申訴事務,並設有客服專線,依規定流程受理反映意見。

運作情形:
  • 本公司「員工行為準則」、「檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法」明定檢舉陳報流程、審理單位,並承諾對陳報人及檢附證據予以保密。

運作情形:
  • 本公司「員工行為準則」、「檢舉非法與不道德或不誠信行為案件之處理辦法」明定若被陳報檢舉者對陳報檢舉人有任何威脅或報復行為時,公司亦依相關規定予以懲處。

四、加強資訊揭露

運作情形:
  • 本公司訂定之「誠信經營守則」及相關準則均隨時公布於內、外部網站以提供各界查索,並於修訂時公告全體員工並更新網頁資訊。
  • 本公司設有專責單位,訂有「資訊揭露管理辦法」及「『公開資訊觀測站』公告申報事項處理要點」,即時揭露重大訊息,善盡公司資訊揭露之責任與義務。另對於自願揭露事項,係於公開資訊觀測站及本公司網站上公告,以強化資訊透明度及提高資訊揭露之時效性、對稱性、公允性。

五、其他

本公司遵守公司法、證券交易法、商業會計法及其他商業行為有關法令,以作為落實誠信經營之基礎。